- Connexion aux applications métiers (RH, Finances, Qualité, Juridique, etc.)
- Intégration de Xelians Aquarel dans la GED pour connecter à Pastell
Gérez le cycle de vie et préservez la valeur probante de vos archives
Xelians, votre intégrateur GED et SAE de confiance
De la GED à l’archivage, une chaîne fluide et conforme
Tout savoir sur l'expertise
Piloter la transformation digitale, un défi incontournable pour les entreprises
Une étude récente indique que 60 à 70 % des projets de migration de données rencontrent des difficultés ou échouent en raison d’une planification et d’une exécution inadéquates.
Dans un contexte de dématérialisation croissante, les organismes privés et publics sont confrontés à trois défis majeurs :
- Remplacer des systèmes obsolètes,
- Fluidifier les processus internes
- Garantir la conformité réglementaire.
Or, la migration vers de nouvelles solutions GED ou d’archivage électronique (SAE) est une opération complexe, pouvant entraîner des surcoûts, des retards ou une perte de maîtrise si elle n’est pas correctement pilotée.
Les enjeux sont nombreux : simplification administrative, traçabilité des échanges, interopérabilité des SI, gestion sécurisée des flux documentaires, archivage à valeur probante. Pour y répondre, il faut pouvoir s’appuyer sur des partenaires maîtrisant l’ensemble du cycle de vie documentaire.
Pourquoi faire appel à un intégrateur GED/SAE ?
Un projet GED/SAE ne s’improvise pas.
Le succès d’un projet de gestion documentaire repose sur sa capacité à s’intégrer aux SI existants, à respecter les processus métiers, et à répondre aux obligations légales de conservation. Un intégrateur agit comme chef d’orchestre, garantissant :
- Une connaissance fine des outils (GED/SAE) et de leurs fonctionnalités.
- Une intégration fluide avec les applications métiers.
- La personnalisation des processus documentaires.
- Un accompagnement de bout en bout, du cadrage à la maintenance.
L’intégrateur agit ainsi comme un tiers de confiance, au service de la performance documentaire.
Xelians vous accompagne
Xelians Intégration Services (XIS) est une filiale entièrement dédiée à l’intégration de solutions GED et SAE, avec une expertise reconnue dans le secteur public.
Notre force repose sur une équipe pluridisciplinaire de 16 experts composée de tech leads, d’archivistes et d’ingénieurs, tous spécialisés dans les enjeux liés à la gestion documentaire.
Notre valeur ajoutée
- Double expertise métier & technique : SI, archivage, réglementaire.
- Intégration sur mesure dans vos applications RH, finances, urbanisme, achats…
- Interopérabilité maîtrisée avec vos systèmes métiers existants.
- Un réseau de partenaires technologiques éprouvés.
Un processus structuré : de la GED à l’archivage électronique via un hub de données
Ce modèle garantit la traçabilité, la conformité et l’automatisation des workflows tout au long du cycle de vie des documents.
Centralisation des documents dans la GED
Centralisation des documents dans la GED
Pilotage des échanges
Pilotage des échanges
- HUB de données Aquarel et ETL Pastell
- Gestion du flux de données, paramétrage des workflows
Archivage legal
Archivage legal
- Dans un SAE certifié et interopérable (X-AM, VITAM)
- Gestion du cycle de vie du document
Panorama des solutions intégrées par Xelians
Une maîtrise complète de l’écosystème GED/SAE
| Solution | Type | Editeur |
| Maarch Digital Flow | GED | Maarch (Xelians) |
| Nuxeo | GED | Hyland |
| Alfresco | GED | Hyland |
| Docuware | GED | Docuware |
| Aquarel | Connecteur | Xelians |
| X-AM | SAE | Xelians |
| VITAM | SAE | Etat Français |
Nos solutions s’intègrent facilement à vos environnements métiers, qu’ils soient publics ou privés. Entièrement sur-mesure, nos prestations s’adaptent à vos exigences spécifiques, qu’elles soient fonctionnelles, sectorielles ou organisationnelles.
Pour aller + loin
Nos services complémentaires
La médiathèque de Xelians
La FAQ
Faut-il choisir une solution SaaS, cloud ou on premise ?
Le choix entre une GED SaaS, une solution cloud ou une GED on premise dépend des exigences de sécurité, d’hébergement des données, d’administration, de budget et d’intégration au système d’information.
Une GED SaaS facilite le déploiement, les mises à jour, la maintenance et la montée en charge. Une solution on premise peut être privilégiée lorsque l’organisation impose un hébergement interne, des contraintes techniques spécifiques ou un contrôle renforcé de son infrastructure.
L’enjeu est de choisir une architecture GED compatible avec les usages métiers, les exigences de conformité et la stratégie IT de l’entreprise.
Comment préparer la reprise documentaire avant un projet d’intégration GED ?
La reprise documentaire est une étape clé avant le déploiement d’un logiciel GED. Elle consiste à analyser les documents existants, trier les fichiers, supprimer les doublons, définir un plan de classement, structurer les métadonnées et préparer les droits d’accès.
Cette préparation évite de migrer une arborescence obsolète vers la nouvelle GED et permet de construire une base documentaire plus fiable, mieux indexée et plus facilement exploitable.
Une reprise de documents bien cadrée facilite la recherche d’information, l’adoption par les utilisateurs et la gouvernance documentaire dans la durée.
Comment connecter une GED ou un logiciel d’archivage électronique au système d’information ?
L’intégration d’une GED ou d’un logiciel d’archivage électronique au système d’information repose sur des connecteurs, API, web services, flux automatisés ou outils d’orchestration documentaire (ETL).
Ces connexions permettent de faire circuler les documents et les métadonnées entre les applications métiers, la GED, le logiciel d’archivage électronique, l’ERP, le CRM ou les outils RH, sans ressaisie manuelle.
Une bonne intégration logicielle limite les ruptures de processus, améliore la qualité des données et facilite le passage des documents de leur gestion active vers leur archivage électronique.
Comment garantir la réversibilité d’une solution GED ou d’un logiciel d’archivage électronique ?
La réversibilité d’une solution GED ou d’un logiciel d’archivage électronique doit être anticipée dès le cadrage du projet. Elle consiste à prévoir les conditions d’export des documents, des métadonnées, des plans de classement, des journaux de traçabilité et des preuves associées.
Cette démarche permet à l’entreprise de conserver la maîtrise de son patrimoine documentaire, même en cas de changement de logiciel, de prestataire ou d’architecture technique.
La réversibilité est un point essentiel pour sécuriser un projet GED ou d’archivage électronique, éviter la dépendance éditeur et garantir la continuité d’accès aux documents.
Les forces de Xelians